Avere uno scadenzario clienti significa avere sotto controllo gli incassi?

Non necessariamente.

Qualche tempo fa, lavorando sull’amministrazione di un cliente, ci siamo trovati davanti a una situazione apparentemente molto ordinaria.

Lo scadenzario riportava alcune fatture ancora aperte.

Niente di strano: incassi da verificare, clienti da sollecitare, partite da tenere monitorate.

Solo che alcuni di quegli incassi erano già arrivati.

Erano transitati sul conto corrente e, in altri casi, attraverso canali di pagamento differenti.

Il problema, quindi, non erano i clienti insolventi, era che l’informazione bancaria e il lavoro amministrativo non si erano ancora incontrati.

Ed è proprio qui che emerge un aspetto importante: uno scadenzario non aggiornato può essere persino peggio di non averlo, perché produce informazioni apparentemente affidabili ma sbagliate.

Se un dato appare strutturato, ordinato e inserito all’interno di uno strumento che utilizziamo abitualmente, tendiamo naturalmente a fidarci.

Ma se quel dato non è stato verificato, il rischio è di prendere decisioni sulla base di una situazione che non corrisponde più a quella reale.

Il problema non era lo scadenzario

La prima reazione potrebbe essere: basta aggiornare meglio lo scadenzario.

In realtà sarebbe una soluzione parziale perché la questione non è semplicemente correggere alcune righe. Bisogna capire perché quelle righe sono rimaste aperte nonostante l’incasso fosse già avvenuto.

Nel caso concreto, gli incassi arrivavano attraverso più canali.

Di conseguenza, per sapere se una fattura fosse realmente ancora da incassare occorreva aver verificato:

• le fatture emesse;
• i movimenti bancari;
• gli altri strumenti di pagamento utilizzati;
• l’associazione tra ogni incasso e il relativo documento;
• la conseguente chiusura della partita nello scadenzario.

È un’attività molto semplice dal punto di vista concettuale, ma se non viene inserita in una procedura periodica, prima o poi si accumulano differenze.

La soluzione: riconciliare incassi, fatture e scadenzario

Abbiamo quindi lavorato non sulla correzione del singolo dato, ma sul processo.

La regola è diventata:

fattura → incasso → riconciliazione → chiusura della partita

In altre parole, abbiamo introdotto una riconciliazione periodica tra incassi, fatture e scadenzario.

Con una frequenza definita.

E questo ultimo tema è molto importante.

Perché un processo, per diventare davvero operativo, deve trovare posto anche nel calendario.

Non può dipendere dalla memoria, dalle urgenze o dal momento in cui qualcuno “ha tempo di controllare”.

La riconciliazione deve quindi diventare una routine amministrativa: un’attività prevista, con una cadenza coerente con i volumi, il numero di movimenti e i diversi canali di incasso dell’azienda.

Non esiste necessariamente una frequenza giusta per tutti.

Quello che conta è che sia definita e intenzionale, non casuale.

A quel punto si prende l’elenco delle partite aperte, lo si confronta con gli incassi ricevuti e si verifica che ogni movimento sia stato correttamente associato.

Le anomalie vengono così individuate subito, anziché mesi dopo.

Ed è proprio questo passaggio che trasforma lo scadenzario da semplice elenco di partite a strumento di controllo.

Perché il dato non viene soltanto registrato, viene verificato.

«Ma il gestionale non dovrebbe farlo automaticamente?»

È un’obiezione legittima.

Molti software permettono oggi di collegare conti correnti, importare movimenti o automatizzare una parte della riconciliazione finanziaria.

Ed è certamente utile sfruttare queste funzioni.

Ma il software è uno strumento tecnologico a supporto del processo.

Non è il processo.

Un bonifico può avere una causale poco chiara, un cliente può pagare più fatture insieme, un importo può non coincidere perfettamente, un pagamento può transitare attraverso un canale diverso da quello abituale.

Può esserci una nota di credito, un acconto o una compensazione.

La tecnologia può facilitare moltissimo il lavoro e ridurre le attività manuali.

Ma deve inserirsi all’interno di una regola organizzativa chiara: chi verifica, con quale frequenza, come vengono gestite le anomalie e quando una partita può considerarsi realmente chiusa.

Perché uno scadenzario non riconciliato è pericoloso

Potremmo pensare che il problema sia soltanto quello di inviare per errore un sollecito a un cliente che ha già pagato.

Ed è certamente una conseguenza poco piacevole, ma ce ne sono altre.

Uno scadenzario non riconciliato altera la percezione dei crediti ancora da incassare.

Di conseguenza può alterare anche:

• la previsione degli incassi futuri;
• la lettura della liquidità;
• le decisioni sui pagamenti;
• la valutazione delle posizioni realmente problematiche;
• le priorità dell’attività di recupero crediti.

Il rischio maggiore, quindi, non è soltanto avere un dato inesatto.

È prendere una decisione sulla base di quel dato.

Lo scadenzario è il risultato di un processo

Questo è probabilmente l’aspetto che considero più importante.

Uno scadenzario diventa davvero uno strumento di controllo quando dietro c’è un processo chiaro.

Quando sappiamo:

• chi lo aggiorna;
• quando viene aggiornato;
• da quali fonti vengono recuperate le informazioni;
• come vengono riconciliati gli incassi;
• come vengono gestite le anomalie;
• quando una partita può essere considerata realmente chiusa.

E solo quando queste attività non restano soltanto definite sulla carta, ma entrano in una routine concreta, il software può aiutare.

Può automatizzare alcune azioni, può velocizzare alcuni task.

Ma resta uno strumento tecnologico.

Lo scadenzario, invece, diventa uno strumento di controllo solo quando i dati che contiene sono aggiornati, riconciliati e dunque affidabili.

Perché, in azienda, il vero obiettivo non è avere tanti dati.

È poter fare affidamento su quelli che utilizziamo per decidere.