Questo termine anglosassone significa semplicemente flusso di cassa.

E seppure a molti ancora può sembrare quasi impronunciabile, in realtà non c’è impresa piccola o grande che non debba prenderlo in seria considerazione.

In particolare, parliamo di previsioni dei flussi di cassa, e quindi di previsioni del cash flow di una attività imprenditoriale o professionale.

Il bisogno di elaborare costantemente previsioni di cash flow è connaturale alla gestione di qualsiasi attività.

E soddisfare questo bisogno è indispensabile per migliorare la propria gestione finanziaria ed evitare pericolose crisi di liquidità.

Dobbiamo ricordare infatti che i problemi di liquidità, derivanti dalla gestione dei flussi di cassa, sono tra le prime cause della chiusura delle imprese.

La previsione dei flussi di cassa è lo strumento per conoscere le nostre disponibilità finanziarie (cassa in senso stretto e disponibilità bancarie).

Per esempio, per te significa essere in grado di prevedere, mese per mese quelle che saranno:

■ le ENTRATE derivanti dagli incassi per le vendite ai clienti;

■ le USCITE per il pagamento di imposte, tasse, IVA e per il rimborso di eventuali mutui, prestiti o altri finanziamenti.

Disporre di tali previsioni ti consentirà, tra l’altro, di migliorare considerevolmente il tuo rapporto con le banche, perché sarai in grado di:

• prevedere un eventuale futuro fabbisogno finanziario;
• gestire, entro i limiti di credito concessi, gli eventuali fidi;
• evitare costosissimi scoperti di conto.

A questo punto, ti domanderai quanto sia davvero utile questa analisi.

Prima di spiegare la reale utilità di questo strumento, è indispensabile fare qualche brevissima premessa.

Partiamo dal presupposto che fare male la previsione dei flussi di cassa non avrebbe senso, per cui è necessario decidere di impegnarsi in questo compito e svolgerlo con precisione e costanza.

Di fatto, uno strumento in grado di monitorare e gestire il cash flow della tua attività è uno strumento che richiede di essere aggiornato con continuità.

L’altra premessa riguarda la precisione e l’accuratezza dei dati, sia per le entrate che per le uscite.
Dati imprecisi sono inattendibili e di conseguenza le previsioni, sviluppate su tali dati, diventano inattendibili anch’esse.

Normalmente, la parte più complessa riguarda la previsione delle entrate derivanti dagli incassi perché dipendono sostanzialmente dalla volontà dei clienti di onorare, alle scadenze concordate, il pagamento delle fatture di vendita.

Ma un’attenta selezione della clientela ed alcuni specifici strumenti possono essere di aiuto e supporto in questo senso.

Questo è uno dei motivi per cui molti sono erroneamente convinti che, data questa imprevedibilità, sia inutile prevedere il cash flow.

In verità, prevedere gli incassi è non solo possibile ma, con il tempo, le previsioni sono decisamente valide e fortemente attendibili.

Ovviamente, non si tratta di leggere la sfera di cristallo, ma di costruire un sistema chiaro e semplice che ci consenta di ridurre gli errori di previsione.

Sono di supporto gli strumenti a cui accennavo poc’anzi, per esempio, un mix equilibrato di:

• anticipi da clienti;
• RID bancari;
• budget commerciali;
• contratti e ordini firmati dai clienti.

Sottolineato questo, puoi intuire che il primo motivo per cui dovresti implementare le previsioni di cash flow è quello di rendere più stabile ed efficiente il tuo sistema delle vendite e degli incassi e, soprattutto averne l’effettivo controllo.

La sfida è proprio iniziare a capire come rendere più prevedibile e quindi controllabile il tuo business.

Il secondo importante vantaggio risiede nel fatto che studiare un sistema di previsione dei flussi finanziari ben fatto è simile ad impostare il business plan della tua attività.

Ti aiuta ad acquisire la consapevolezza di dove vanno i tuoi soldi e da dove arrivano.

A capire quale sarà l’impatto delle tue decisioni di investimento sulle tue finanze, le tempistiche, gli importi e i ritorni delle tue iniziative commerciali e di marketing, delle condizioni di vendita riconosciute ai clienti e così via.

E, ciliegina sulla torta, di fare simulazioni delle conseguenze in “soldoni” di una tua determinata scelta di investimento, per esempio, fra tre mesi, sei mesi, un anno.

In buona sostanza, la gestione del cash flow ti permetterà di avere una visione di insieme della tua situazione finanziaria presente e futura.

Di vedere cosa funziona e cosa non funziona, di assegnare un ammontare preciso ad eventuali problemi ed anticipare in che mese o mesi si potranno manifestare.

Ma in cosa consiste questo strumento previsionale?

Concretamente lo strumento utile ad effettuare le previsioni di cassa e la gestione del cash flow, nella sua forma più semplice, è un file Excel in cui le righe sono composte dai vari tipi di entrate e uscite e le colonne dai mesi dell’anno.

E come si compila questo modello?

In linea generale, i consigli di base che ti suggerisco per creare il tuo sistema di gestione del cash flow sono i seguenti:

• partiamo, innanzitutto, inserendo gli importi delle ENTRATE sicure, quelle ad esempio che derivano dagli incassi da clienti puntuali, da contratti firmati, dai RID o Ri.Ba. bancari, canoni e così via. Se un incasso deriva da cliente poco affidabile o se il lavoro sottostante ha problemi tali da giustificare un mancato incasso, meglio non inserirlo nel nostro prospetto;

• a seguire, scriveremo le USCITE certe, che dovranno essere collocate anch’esse nel mese di effettivo pagamento partendo da quelle certe come ad esempio l’affitto, i canoni di leasing, le rate di rimborso di prestiti e mutui, le imposte e i contributi, gli stipendi dei dipendenti;

Le regole generali saranno queste:

• ogni singola voce di entrata e uscita va inserita nel mese di effettivo incasso o pagamento, non quando emetti o ricevi la fattura, ma quando la incasserai o la pagherai;

• ogni singola voce di entrata e uscita deve comprendere l’IVA, infatti l’IVA verrà incassata dal cliente o pagata al fornitore;

• nelle entrate inseriremo anche gli importi dei prestiti ricevuti dalle banche o da altri finanziatori, così come il denaro che tu e gli altri soci avete eventualmente versato nell’attività.

Se sei nella fase iniziale dell’attività, inseriremo anche tutte quelle spese rappresentate dai costi iniziali necessari ad avviarla.

Non c’è, dunque, entrata o uscita di denaro che non debba essere considerata.

La previsione degli incassi.

Sicuramente la parte difficile di questo lavoro è la previsione puntuale degli incassi.

Tuttavia, esistono alcune strategie e per rendere affidabile anche questa previsione.

1) Disporre un budget delle vendite affidabile.

Affidabile significa che ogni importo deve essere inserito se frutto di un obiettivo di vendita preciso, dove anche gli step e le strategie per raggiungerlo siano chiare, sia sul piano commerciale che su quello di marketing.

Strategie definite e ben chiare, obiettivo di vendita raggiungibile, incasso daĺle vendite sicuro, importo da inserire certo.

2) Per i clienti per cui sei certo dell’incasso ma non del rispetto della scadenza concordata, dobbiamo già prevedere il ritardo consueto dell’incasso.

Ad esempio, se la fattura scade il 30 luglio, ma è prevedibile che l’incasso non avverrà prima del 20 agosto, non possiamo inserire il relativo importo tra le entrare di luglio (scadenza naturale) ma dovremmo considerarlo tra le entrate di agosto perché è a quella data che potremo farvi affidamento.

3) Nella previsione potremmo già prevedere anche una percentuale X di insoluti.

4) Se la tua attività commerciale incassa immediatamente per cassa le fatture o gli scontrini, la previsione corrisponderà con l’importo delle vendite registrato nello stesso mese dell’anno precedente o con la media storica degli incassi dai corrispettivi nei mesi passati tenendo conto dell’eventuale stagionalità del tuo business, dei saldi e dei mesi particolari come agosto e dicembre.

La gestione quotidiana ed operativa.

Avendo inserito tutte le uscite ed esclusivamente le entrate CERTE, è altamente probabile che la previsione del tuo saldo di cassa sia negativa nei mesi a seguire.

È normale, considerando che mancano le entrate derivanti dalle nuove vendite.

Questo saldo negativo rappresenta fondamentalmente il tuo fabbisogno finanziario che potrai leggere come un obiettivo commerciale oppure come il bisogno di nuovi finanziamenti, comunque è il tuo fabbisogno di liquidità per coprire le uscite previste.

Se c’è un budget delle vendite attendibile come dovrebbe, basterà “tradurre” contratti e ordini in incassi ed inserirli nelle entrate tenendo conto delle scadenze pattuite con i clienti.

Se un budget affidabile non c’è, dobbiamo considerare la necessità di farlo ma innanzitutto di coprire quel “buco” di liquidità con un finanziamento dei soci, un nuovo prestito o un aumento del fido in banca, quest’ultimo eventualmente anche temporaneo (quindi, per i mesi in cui prevediamo il bisogno di ulteriori risorse finanziarie).

La nostra previsione diventa, dunque, pianificazione delle nostre risorse finanziarie, anticipando le soluzioni da trovare diversi mesi prima.

Il mio consiglio è quello di ricorrere alle banche o ad altri finanziatori solo in modo marginale ed esclusivamente per finanziare veri e propri investimenti di lungo periodo (l’acquisto di un nuovo macchinario o impianto, per esempio) per evitare il sovraindebitamento, il quale ci renderebbe, nel casi più gravi, non più finanziabili dal sistema bancario.

L’eventuale saldo negativo del cash flow dovrà essere piuttosto la spinta per pensare e capire come intervenire sulle vendite e, quindi, come acquisire nuovi clienti e/o come agire su quelli attuali per vendere di più o a condizioni migliori.

Naturalmente, qualsiasi aumento delle vendite se proveniente da clienti con dilazione di pagamento, 30 – 60 – 90 giorni, andrà ad impattare finanziariamente sul mese di effettivo incasso.

Per cui nel prevedere e pianificare l’importo da inserire fra le entrate non potremo prescindere da questa considerazione.

Già sappiamo, per esempio, che se per effetto di una promozione commerciale ad un certo pacchetto clienti, venderemo un numero X in più di articoli nel mese di luglio, ma è concordato un pagamento a 60 giorni, l’importo dell’incasso derivante da quelle maggiori vendite andrà riportato nel mese di settembre.

L’ammontare di tali entrate dovrà essere sempre calcolato tenendo conto dei prezzi pattuiti per le quantità vendute, aggiungendo l’IVA.

Se il nostro buco di liquidità è previsto in quel mese o, magari se nel mese di ottobre (tornando all’esempio), dobbiamo vedere se è sufficiente a coprirlo oppure dobbiamo impegnarci a trovare ulteriori soluzioni.

In questi termini, ritorna il concetto di pianificazione delle vendite nel budget commerciale di cui ho parlato.

Questo articolo è strettamente correlato al mio precedente (http://federicaronci.it/mancanza-di-liquidita-in-azienda-prevenirla-e-risolverla-si-puo/) sulla necessità di gestione, previsione e controllo della liquidità aziendale e fornisce spunti e consigli concreti sulla elaborazione di un sistema di cash flow, tanto semplice quanto indispensabile per risolvere o prevenire quelle che potrebbero diventare vere e proprie crisi finanziarie.

Ti indurrà a ragionare in termini di anticipazione e pianificazione di quelli che saranno i fabbisogni di liquidità della tua impresa da oggi a qualche mese in avanti considerando le uscite certe e verosimilmente preventivabili che caratterizzano il normale funzionamento della tua struttura.

Questo strumento è in realtà, insieme ad altri, anche un sistema di valutazione della capacità complessiva del tuo business di generare flussi di cassa tali da giustificare la struttura organizzativa esistente o di metterla in discussione e rivederla.

Se lo desideri, posso inviarti gratuitamente il file Excel che utilizzo (ne ho fatto riferimento anche qui http://federicaronci.it/mancanza-di-liquidita-in-azienda-prevenirla-e-risolverla-si-puo/), per la gestione finanziaria di piccole e medie realtà imprenditoriali e professionali.

Contattami, sarò lieta di risponderti.