In un mio precedente post, ho parlato di come gestire i documenti contabili soffermandomi soprattutto sui vantaggi di una organizzazione digitale della contabilità.
Puoi leggerlo qui:
http://federicaronci.it/consigli-pratici-di-contabilita-digitale-per-imprenditori-e-professionisti
Nel presente articolo e nel prossimo che seguirà, approfondirò nello specifico la raccolta e la gestione di due importanti categorie di documenti contabili: le fatture di acquisto e le fatture di vendita.
Iniziamo con le fatture di acquisto o passive.
Sappiamo quanto possa essere noiosa e dispendiosa la raccolta dei documenti fiscali, in particolare delle fatture.
Soprattutto se sono molte.
Eppure posso dirti che, con alcuni accorgimenti, anche questa attività può essere semplificata e svolta senza stress ma in modo efficiente.
Quando la mole delle fatture dei fornitori è notevole, il modo migliore per gestirne la raccolta si basa su 3 step fondamentali.
Eccoli.
A. Attiva una casella email apposita ed esclusiva per ricevere queste fatture.
B. Comunica questo indirizzo a tutti i tuoi fornitori chiedendogli di inviarti sempre una copia in formato PDF del documento.
Potrà essere:
- la copia di cortesia della fattura elettronica trasmessa al sistema di interscambio fiscale;
- la copia della fattura tradizionale, se il tuo fornitore non è soggetto all’obbligo della fatturazione elettronica;
- la scansione della fattura cartacea per quei micro fornitori che la redigono ancora a mano.
Con questa procedura, troverai nell’apposita casella di posta elettronica esclusivamente le fatture di acquisto, con il notevole vantaggio di non doverle cercare nella email che utilizzi generalmente per ricevere ogni genere di messaggio.
Ma i vantaggi non finiscono qui.
Anche l’archiviazione e la conservazione di questi documenti diverrà agevole ed efficiente.
C. Salva ogni documento ricevuto in una apposita cartella del tuo PC.
Potrai creare tante sottocartelle quanti sono gli anni e i mesi di riferimento (potrai leggere sempre il mio articolo di cui al link sopra).
# Un ultimo prezioso suggerimento riguarda la possibilità di conservare questi documenti in un archivio digitale gratuito e che puoi condividere con il tuo commercialista.
Come?
Se, per esempio, apri una casella di posta con Gmail, avrai automaticamente a tua disposizione uno spazio di archiviazione digitale che è Google DRIVE.
Salva tutte le fatture ricevute in Drive, ordinandole sempre in cartelle e sottocartelle.
A questo punto, potrai generare facilmente un link.
Comunicalo al tuo commercialista e lui potrà accedere all’archivio delle fatture semplicemente dal suo computer.
E tu, soprattutto, non dovrai piu recarti fisicamente a studio per la sola consegna dei documenti contabili.
I risultati?
Saranno sorprendenti.
La tua scrivania sarà libera da scartoffie di ogni sorta.
I classificatori ridotti al minimo indispensabile per ciò che rimane di necessariamente cartaceo.
Il commercialista non avrà necessità di chiamarti ogni volta per ricordati la consegna dei documenti.
Ti consiglio di svolgere questa attività almeno una volta al mese, meglio se due.
Ovviamente, dipende dalla mole dei documenti che ricevi.
Non sottovalutare l’utilità, l’efficienza e la comodità dell’archiviazione digitale dei documenti, anche se in prima battuta potrebbe sembrarti un lavoro enorme.
In realtà, una volta impostato ed avviato, avrai solo benefici.
Ti consentirà di poter consultarli per le tue verifiche (su prezzi, quantità e condizioni di fornitura) in ogni momento, davvero con un clic.
Senza intasare di carta il tuo ufficio e soprattutto all’insegna di ordine e semplificazione che sono alla base di una contabilità ben tenuta, con tutti i pro che ne conseguono in termini di risparmio del tuo tempo e della migliore organizzazione della tua attività.
Nell’articolo successivo ti fornirò qualche buon consiglio per gestire altrettanto efficacemente l’emissione e la gestione delle fatture attive.
Se hai bisogno di implementare e/o gestire questa procedura, contattami. Sarò lieta di offrirti il mio supporto e la mia consulenza.
