Capita che i clienti mi chiedano quale software gestionale scegliere fra i tanti e quale io ritenga il migliore.

Innanzitutto, sono davvero tantissimi e poi non ne esiste uno migliore in assoluto.

Certamente, alcuni sono preferibili ad altri.

Ma esclusivamente considerando che ogni impresa ha esigenze diverse e che ogni software può adattarsi meglio ad una realtà piuttosto che ad un’altra.

In ogni caso, quando hai bisogno di scegliere il software gestionale da utilizzare nella tua azienda, dovresti sempre chiederti quali sono le caratteristiche e le funzionalità delle quali non puoi fare a meno.

Per questa ragione, ho cercato di stilare un elenco di quelle che penso siano le caratteristiche essenziali che deve avere.

E che rendono un gestionale, un supporto concreto per la tua azienda.

Ecco gli aspetti da considerare.

 ~ Intuitività e facilità di impiego

Questo aspetto lo considero al primo posto.

Perché anche se da molti anni ormai siamo passati da software rigidi a software decisamente più intuitivi e facili da utilizzare, sono ancora molte le realtà che impiegano quelli di vecchia generazione.

E anche tra quelli più nuovi ci sono ancora “soluzioni” non proprio intuitive e rispondenti all’obiettivo di semplificare, agevolare e ottimizzare il lavoro.

Che poi è l’obiettivo principale di implementare o cambiare un gestionale.

Oggi più che mai, non ha senso investire soldi, tempo ed altre risorse per lavorare con software rigidi e macchinosi nel loro utilizzo.

~ Fatturazione elettronica integrata

Dal 2019, anno in cui è entrato in vigore quasi per tutti l’obbligo della fattura elettronica, è importante tenere in considerazione questo fattore nella scelta di un gestionale completo.

La presenza integrata della fatturazione elettronica.

In particolare, la gestione del ciclo attivo ti deve consentire di creare i documenti di vendita (fattura immediata, fattura differita, fattura accompagnatoria, nota di credito, autofattura) abbinando la relativa registrazione contabile, di controllare il file XML e inviarlo al SdI (Sistema di Interscambio), di ricevere l’esito dell’invio e di garantire la conservazione digitale a norma.

Il ciclo passivo, invece, ti deve permettere: la ricezione delle fatture di acquisto dal SdI, la loro importazione nel gestionale con automatismi che permettano di creare o abbinare la registrazione contabile e la conservazione digitale a norma.

~ Gestione integrata di tutti i processi aziendali (ERP) e automatismi

Una caratteristica essenziale per un buon gestionale è quella di avere, al suo interno, le varie procedure collegate tra loro in modo da automatizzare la gestione dei processi aziendali.

È vero che i vecchi software “a compartimenti stagni” sono superati da tempo, ma è importante anche il livello di integrazione proposto.

Per integrazione intendiamo la capacità di un gestionale di creare connessioni e collegamenti immediati tra le diverse procedure, facendole comunicare tra loro, semplificando il lavoro e limitando il rischio d’errore.

Un gestionale, quindi, che integra e può connettere tra loro tutti i processi rilevanti della tua azienda: contabilità, gestione finanziaria, vendite, gestione del magazzino, produzione, CRM, ecc.

Il risultato lo puoi misurare subito in termini di risparmio di tempo e di ottimizzazione delle risorse.

Oggi essere competitivi significa anche essere flessibili, fluidi nei processi aziendali e nella loro gestione risparmiando così tempo e denaro.

Più nello specifico, devono essere collegate ed integrate tra loro da una serie di automatismi:

• la contabilità con il controllo e la gestione finanziaria: primanota, scadenziari, liquidazioni IVA, analisi finanziarie, ecc.;
• la gestione delle vendite con la fatturazione attiva e la gestione e il controllo del magazzino;
• la gestione degli acquisti (ciclo passivo) con il controllo e la gestione del magazzino;
• il controllo e la gestione di agenti commerciali;
• l’eventuale gestione della produzione.

~ Possibilità di personalizzazione

Questo è un aspetto che non sempre si prende in considerazione, soprattutto all’inizio.

Ma dovresti invece valutarlo in particolare se la tua è un’azienda di produzione.

Il gestionale diventa davvero di valore per la tua azienda dal momento in cui è in grado di soddisfarne le esigenze specifiche.

Sicuramente gran parte delle soluzioni presenti sul mercato governa bene le procedure più standard come, per esempio, la contabilità.

Però per gestire alcune peculiarità della tua attività devi poter contare su una soluzione che possa essere personalizzata da analisti programmatori messi a disposizione dal fornitore.

Questo è un aspetto che non sempre è facile da soddisfare con i software più standard, concepiti per essere venduti su larga scala e non prevedono personalizzazioni ad hoc su richieste specifiche dei singoli clienti.

~ Integrabilità con altri software

Anche la possibilità di connettere il proprio gestionale con altri software utili alla gestione di altri aspetti aziendali è un elemento importante.

Tuttavia, spesso non gli si da la giusta valenza nella scelta iniziale.

Ormai tutte le funzioni aziendali lavorano con il supporto di PC e software: la produzione, il magazzino, le vendite, ecc.

Se non subito, certamente con la crescita dell’azienda ci sarà la necessità di integrare tra loro le diverse procedure interne delle varie funzioni.

La scelta di un gestionale con questa potenzialità è saggio ed evita problemi futuri.

~ Continuità degli aggiornamenti

Avere un software sempre aggiornato significa poter beneficiare di tutte le implementazioni, sia a livello tecnologico che fiscale.

Le leggi fiscali, soprattutto, cambiano sempre più spesso e velocemente ed è indispensabile avere un fornitore in grado di aggiornare il software con tempestività.

Da questo punto di vista l’affidabilità del fornitore del software deve essere presa seriamente in analisi.

~ Assistenza post vendita rapida e puntuale

Il servizio clienti post vendita e l’assistenza sono elementi chiave da tenere molto ben presenti nella scelta di un gestionale.

Qualora di fronte ad un dubbio o difficoltà non c’è nessuno disponibile a dare un supporto tempestivo, il software non può essere sfruttato appieno, o peggio ancora può diventare il problema, anziché la soluzione.

L’impossibilità di contattare o di ricevere assistenza e ottenere soluzioni veloci ed adeguate, dall’azienda fornitrice, è di fatto il problema dei problemi.

~ Economicità della licenza d’uso

Pur avendo considerato questo aspetto alla fine, non significa che sia ultimo in ordine di importanza.

L’offerta di gestionali con licenza d’uso a costi accessibili è molto ampia.

Tra questi, tanti sono molto più affidabili e adatti ad una piccola impresa di altri molto più costosi.

Perché sono corredati comunque da un ottimo servizio di aggiornamento continuo, assistenza e supporto tecnico.

~ Sicurezza dei dati

Il tema della sicurezza dei dati è un elemento a cui prestare attenzione al tempo del GDPR.

Un software gestionale contiene anche dati sensibili.

Dai dati aziendali interni come listini, fatturati, bilanci, a quelli dei clienti e dei fornitori.

Perdere o mettere a rischio questi dati potrebbe essere un problema non indifferente sia in termini di produttività sia in termini legali.

Spero che queste considerazioni ti siano di aiuto per non dimenticare quali elementi tenere ben presenti nella scelta del tuo primo gestionale o nel valutarne uno nuovo.

Affinché possa essere un vero alleato nell’organizzazione della tua azienda.