Recitiamo spesso “il tempo è denaro” ed è una verità assoluta.
Sicuramente, se sei un imprenditore o un libero professionista, non puoi permetterti di sprecare tempo nemmeno per tenere in ordine la tua contabilità.
Sbaglio?

Pensa a come sarebbe bello, ma soprattutto a quanto tempo risparmieresti se invece di tenere pile di documenti sulla tua scrivania oppure, anche se in formato digitale sparsi qua e là sul desktop del tuo PC, li organizzassi in modo da tenerli tutti ben ordinati, senza dover impazzire ogni volta che hai bisogno di trovarne uno.
Basterebbe solo qualche clic per avere a portata di mano, ed in pochissimo tempo, ogni documento contabile.

Di seguito, ti fornirò alcuni consigli pratici che sono certa ti saranno d’aiuto, per farlo agevolmente.

La prima qualità richiesta in questa attività è la pazienza.
Tuttavia, una volta definiti il metodo di archiviazione e la struttura di base, sarà tutto molto semplice, rapido e comodo.
E tra l’altro potrai applicarlo all’archiviazione digitale di qualsiasi altro documento aziendale.

Sappiamo quanto è facile creare, sul desktop del nostro PC, le “Cartelle”. Ebbene, cominciamo da qui.

1. La prima serie di cartelle da creare si riferisce all’anno. È una cartella che, a sua volta, ne conterrà altre (cosiddette sottocartelle) per i vari tipi di documenti da archiviare. Ogni cartella sarà nominata “ANNO X“, ad esempio: ANNO 2019, ANNO 2020 e così via.
2. Il secondo step consiste, proprio, nel creare altre cartelle all’interno di ogni anno; queste cartelle saranno le seguenti:

FATTURE DI VENDITA
FATTURE DI ACQUISTO
SPESE
DIPENDENTI
F23-F24
BANCHE

• Nella cartella FATTURE DI VENDITA salverai una copia di ogni fattura che hai emesso per la vendita dei tuoi prodotti o servizi, sia essa una fattura elettronica (se hai questo obbligo) oppure no.
  In entrambi i casi, puoi generare un PDF (Portable Document Format) della fattura ed archiviarlo in questa cartella.
  Ti consiglio di farlo ogni volta che ti siedi davanti al PC per elaborare una o più fatture.

Potresti nominare il rispettivo pdf scrivendo prima il numero progressivo e, a seguire, il nome del tuo cliente.
In questo modo avresti un elenco dei documenti di vendita in ordine numerico e cronologico ma, al tempo stesso, associati al nome del cliente (il che potrebbe tornarti utile per la futura ricerca di un documento per cliente).

Se i tuoi clienti però sono molti è preferibile creare tante sottocartelle per quanti sono i clienti e, all’interno di ciascuna, salvare le fatture emesse per ognuno. La logica sarà: ANNO 2019 —> FATTURE DI VENDITA —> GIOSTRA SPA, ROSSI MARIO, STELLA SRL; poi per esempio, all’interno di GIOSTRA SPA, avremo: 122_giostra spa, 135_giostra spa, 148_giostra spa e così via (ovvero, tutte le fatture relative a quello specifico cliente).

• Nella cartella FATTURE DI ACQUISTO salverai una copia in pdf delle fatture ricevute dai tuoi fornitori.
  In questo caso, ti suggerisco di nominare ogni singolo file con il nome del fornitore e il numero e mese di riferimento, ad esempio:
  bianchi carlo_123-gen, bianchi carlo_321-feb, zeta srl_234-gen, zeta srl_456-feb e così via.

Se i tuoi fornitori sono molti, potresti creare all’interno della cartella FATTURE DI ACQUISTO, tante sottocartelle quanti sono i tuoi fornitori, ognuna nominata con il nome del fornitore stesso, ad esempio: BIANCHI CARLO; qui, salverai tutte le fatture ricevute dal fornitore in oggetto, nominando il relativo pdf semplicemente con i numeri di riferimento indicati in fattura o il mese.

Vorrei darti a tal proposito un paio di suggerimenti, che ritengo importanti ma soprattutto di grande utilità:

• chiedi ai tuoi fornitori di inviarti una copia della fattura esclusivamente via email ed in formato PDF; nessuna consegna a mano o a mezzo posta ordinaria di copie cartacee. Sono VIETATI i pezzi di carta sia che si tratti della copia di cortesia di fatture elettroniche, sia che si tratti di fatture fuori dall’obbligo della fatturazione elettronica;

• soprattutto se hai parecchi fornitori, crea un’apposita casella email sulla quale farti inviare esclusivamente le fatture di acquisto. Potresti attivarla utilizzando lo spazio disponibile offerto dal tuo hosting oppure più semplicemente su GMAIL (è semplicissimo creare un nuovo account). Così troverai, in questa casella di posta, esclusivamente le fatture di acquisto. Sarà un gioco da ragazzi aprire i singoli messaggi e salvare l’allegato in pdf (la fattura) direttamente nella cartella designata.

• Nella cartella SPESE salverai una copia in pdf di tutti quei documenti utili alla contabilità, che però non sono fatture.
  Ricevute, scontrini, biglietti di viaggio, insomma tutti quei giustificativi di spese non rappresentate da fatture commerciali ma che comunque sono state sostenute nel periodo di riferimento.

Se non già in formato pdf, per cui li avresti salvati direttamente in questa cartella, ti consiglio di raccoglierli fisicamente in una cartellina trasparente e, almeno ogni fine mese, farne una scansione (in questo caso, avrai bisogno di uno scanner) così da generare un file pdf e salvarlo nella cartella SPESE, appunto.
Anche qui potrai creare sottocartelle nominate MESE X e salvare i pdf originali o le scansioni dei singoli documenti relativi al mese.
La logica potrebbe essere questa:
ANNO 2019 —> SPESE —> 01-GENNAIO —> bigl aereo abc, ricev parch xyz e così via.

• La cartella DIPENDENTI accoglierà tutti i documenti relativi ai tuoi collaboratori dipendenti, se ne hai.
  Qui salverai i contratti di lavoro in essere e attivati nell’anno, i prospetti contabili di riepilogo inviati dal consulente del lavoro mensilmente, i cedolini paga mensili.
  Potrai creare tante sottocartelle nominate: CONTRATTI, CEDOLINI e PROSPETTI CONTABILI.
  Nella cartella CONTRATTI salverai i pdf dei contratti in essere con i tuoi dipendenti, nominandoli per esempio con nome e cognome del collaboratore e mese di assunzione: mario bianchi_ gennaio, sandra rossi_febbraio, ecc.
  Nella cartella CEDOLINI, avrai pdf nominati semplicemente per mese: 01-gennaio, 02-febbraio, 03-marzo e così via.
  Stesso metodo e identica struttura per la cartella PROSPETTI CONTABILI.

• Relativamente alla cartella F23-F24, avrai salvato qui copia in formato pdf delle quietanze dei versamenti di imposte, tasse e altri tributi effettuati con tali modelli.
  Stessa logica delle cartelle precedenti, puoi creare sottocartelle dei mesi e in ognuna salvare i pagamenti effettuati mese per mese.

• La cartella BANCHE conterrà copie in pdf, sicuramente, degli estratti conto periodici, ovvero almeno trimestrali.
  Potresti creare due o più sottocartelle, per esempio ESTRATTI CONTO e ALTRE COMUNICAZIONI, all’interno di esse crearne ancora altre se lavori con più Istituti.
  La logica potrebbe essere questa, per esempio:
  BANCHE —> ESTRATTI CONTO —> 1-marzo, 2-giugno, 3-settembre, 4-dicembre. Oppure:
  ESTRATTI CONTO —> BANCA X —> 1-marzo, 2-giugno…
  BANCA Y —> 1-marzo, 2-giugno e così via.

Oltre queste cartelle essenziali per una contabilità ordinata, chiara ed organizzata potresti creare anche un’altra cartella del tipo PREVENTIVI E CONTRATTI, all’interno della quale creare due sottocartelle nominate CLIENTI e FORNITORI e all’interno di ciascuna salvare una copia in pdf dei preventivi, rispettivamente inviati e ricevuti, nonché dei contratti commerciali in essere con i tuoi clienti e i tuoi fornitori.
Per i CLIENTI potresti utilizzare una nomenclatura del tipo:
100_ bianchi carlo, 101_zeta srl, ecc.
La stessa logica per i contratti: 80_bianchi carlo, 81_zeta srl e così via.

Più facile a farsi che a dirsi, te lo posso assicurare.
Il tuo ufficio sembrerà respirare, tu avrai la sensazione di volare senza il peso di tanta carta e il tuo commercialista ti ringrazierà.

Ci sono, inoltre, strumenti digitali semplicissimi da usare e gratuiti, come Google Drive per esempio, che ti consentono di avere come una grande scatola digitale in cui archiviare i tuoi documenti divisi in cartelle e condividerli direttamente con il tuo consulente e la tua assistente virtuale. In una sola mossa li terrai custoditi e già condivisi con loro.
Ti basterà inviargli un link di condivisione, che Drive genera automaticamente con un semplice comando, e non sarà più necessario inviargli altro.
Ad ogni documento che caricherai su Drive, i tuoi consulenti potranno accedervi in maniera autonoma e senza necessariamente contattarti.

Se hai dubbi o domande non esitare a contattarmi.
Sarò lieta di risponderti e se, lo desideri, aiutarti.