Noi, assistenti virtuali, abbiamo un argomento che ci sta particolarmente a cuore.
Parliamo e scriviamo molto spesso di delega e della capacità di delegare.
Perché la delega è il fulcro, il senso, la ragione stessa della nostra professione.
E, per te, che sei un imprenditore o un professionista o comunque ricopri un ruolo manageriale all’interno di un’organizzazione, la delega rappresenta l’essenza della tua attività lavorativa, la prima fra le competenze che ti sono richieste.
Anche se, fatti alla mano, posso dirti che non è così semplice da sviluppare e rendere concretamente efficace.
Mi sono resa conto che imparare a distribuire il carico di lavoro tra i propri collaboratori è uno dei compiti più difficili per chi riveste ruoli manageriali.
Il compito dei compiti, se così si può dire.
Assegnare, poi, parte del carico di lavoro ad una assistente virtuale, appare erroneamente ancora meno semplice, dato che lavora da remoto.
E, siccome sei una persona competente nel tuo lavoro, molto motivata e con grande spirito di iniziativa, consapevole delle tue qualità, riterrai di poter sbrigare da solo quasi tutte le attività necessarie.
Tuttavia, non è così che le cose possono funzionare bene e a lungo.
Non è così che puoi far crescere il tuo business.
Per assicurarti questo risultato è indispensabile focalizzarti sulle attività, gli ambiti e gli obiettivi cruciali, in quanto strategici per far crescere la tua impresa, e delegare tutte le attività che possono essere svolte dai tuoi collaboratori, anche da remoto.
Ma che significa delegare?
Innanzitutto, si può imparare a delegare.
È un vero e proprio processo che chiunque, con volontà e impegno, può apprendere e affinare nel tempo.
Sicuramente un’assistente virtuale può esserti di supporto in tal senso ed orientarti concretamente nel superamento di ciò che ti ostacola nel delegare.
Fondamentalmente, sono due gli scogli da superare:
>> la mancanza di fiducia;
>> la mancanza di tempo.
<LA FIDUCIA> Se anche tu pensi “faccio tutto io perché tanto meglio di me non lo fa nessuno” e sei fautore del “chi fa da sé fa per tre”, be’ ammesso che sia vero, può voler dire due cose:
• o che non hai trovato ancora (e forse non ti sei impegnato a cercarlo) il collaboratore che ha le competenze richieste dalla delega;
• oppure non ti sei preso il tempo di condividere con i tuoi collaboratori gli standard qualitativi richiesti dalla tua attività professionale o ai quali ambisci.
Questo aspetto introduce il secondo principale impedimento alla delega, ovvero:
<IL TEMPO> La mancanza di tempo: della serie “faccio prima a farlo che a dirlo”.
Ma anche questo, in fondo, è un alibi.
L’alibi preferito con cui giustifichi il continuare a svolgere un compito operativo che potrebbe essere svolto tranquillamente da qualcun altro.
Concordo con te sul fatto che spiegare una o più attività ad un collaboratore richiede del tempo, ma è indispensabile imparare a considerarlo un vero e proprio investimento temporale che si ripagherà abbondantemente nell’immediato futuro.
Allora, come sviluppare e migliorare il processo di delega?
Vorrei darti alcuni suggerimenti.
》Innanzitutto, analizza il tuo attuale carico di lavoro
Analizzare significa identificare le attività che esulano da ciò che il tuo ruolo di titolare d’azienda o amministratore richiede e quindi di tutti quei compiti operativi e routinari che possono essere svolti senza il tuo intervento.
Potresti, perfino, accorgerti che per alcuni compiti sei meno qualificato, meno competente e quindi anche meno efficiente di un tuo collaboratore.
E che delegare quel compito non solo alleggerisce il tuo personale carico di lavoro e ti consente di guadagnare tempo, ma che addirittura c’è chi può farlo meglio di te!
》Definisci con la massima chiarezza i compiti da delegare e gli obiettivi da raggiungere
Diciamo pure che in questo aspetto, la tua stessa assistente virtuale può essere di vero supporto perché, in quanto “competente in materia” e professionista in un determinato campo, può affiancarti nel migliorare le procedure in atto oppure trovarne di nuove e maggiormente efficaci, sempre concordandole con te, ovviamente.
In ogni caso, fornisci sempre tutte le informazioni necessarie e condividi i risultati che dovrà raggiungere attraverso lo svolgimento dell’attività delegata.
Molte volte, sarà la tua assistente virtuale ad anticipare processi, procedure e risultati previsti perché è il suo “mestiere”, ma ciò non esclude la necessità di definire con chiarezza l’oggetto della delega.
》Accordati sui tempi e la frequenza dei feedback che ti aspetti
La comunicazione dovrà essere necessariamente bidirezionale, ma non pressante da parte tua.
Comanda per obiettivi. Dì con esattezza alla gente cosa vuoi che faccia e poi togliti di torno.
– Brian Tracy
Devi lasciare che i tuoi collaboratori abbiano una certa libertà di azione garantendo il tuo intervento soltanto qualora si dovessero presentare delle criticità tali da non poter essere gestite in autonomia.
La delega, infatti, è effettiva se (e solo se) si basa sulla fiducia.
Fiducia nelle competenze e nelle capacità del tuo collaboratore che quindi può lavorare con libertà ed autonomia decisionale.
Se necessario, potrete rivedere insieme l’intero processo di delega e attraverso un’analisi costante ed osservazioni costruttive, migliorarlo se possibile.
Dunque, la delega è un vero e proprio strumento di lavoro per chi ricopre ruoli di leadership.
Di vitale importanza per un imprenditore, un professionista o un manager.
E, diversi sono i vantaggi per te e per la tua struttura organizzativa:
• puoi liberarti di attività ed incombenze di cui non puoi o non vuoi più occuparti o che non sono più in linea con il tuo ruolo;
• i tuoi collaboratori, dotati di autonomia decisionale, contribuiranno a rendere l’intera organizzazione più intelligente, più fluida ed efficiente, in quanto non è richiesto il tuo intervento in ogni ambito.
Concludo con questa citazione che, secondo me, è molto rappresentativa e fa riflettere nella sua verità:
Per quanto possa sembrare strano, i grandi leader acquistano autorità delegandola.
– James B. Stockdale
