È importante premettere che questi due termini non sono sinonimi ma hanno significati diversi e soprattutto concretamente e praticamente significano procedure diverse, seppure con la medesima finalità.
“Dematerializzare” vuol dire trasformare un documento che nasce cartaceo in un documento digitale. È quindi una procedura utile a produrre un documento digitale che può sostituire, a tutti gli effetti di legge, l’originale documento cartaceo.
Quando invece un documento nasce digitale allora si parla di “digitalizzazione“, perché il documento è prodotto in digitale fin dall’origine. E questo, è ciò che nei prossimi due/tre anni diverrà non solo utile ed auspicabile ma un “obbligo” per tutte le imprese. Obbligo non di legge, ma d’obbligo per stare al passo con i tempi e i mercati.
Nell’uno e nell’altro caso, la finalità è sempre la stessa: la conservazione digitale dei documenti in file da preservare per gli anni richiesti dalle norme di riferimento a seconda del tipo di documento (fatture commerciali, libri sociali, scritture contabili, PEC, contratti, ecc.).
Questa distinzione tra “dematerializzare” e “digitalizzare” è molto importante al fine di capire come rendere davvero più intelligenti i nostri uffici.
Perché?
Perché soltanto con la digitalizzazione è possibile sfruttare pienamente i vantaggi ed i benefici di questi processi.
Mi spiego meglio.
Soltanto se un documento nasce digitale e possibilmente in formati elaborabili (per esempio in xml) è possibile realmente avviare un’impresa alla digitalizzazione, non solo dei documenti ma degli stessi processi organizzativi, perché solo in questo modo ogni documento può essere elaborato in modalità automatica dai sistemi informativi con i vantaggi e i benefici intuibili.
Per questa ragione la dematerializzazione è limitante perché quasi sempre produce un documento, sì digitale, ma in un formato (il più delle volte, un pdf o un file immagine) che non può essere elaborato automaticamente dal sistema informativo.
E questo non è l’unico limite, ce ne possono essere anche di più critici; la riproduzione in pdf o file immagine del documento cartaceo originale mai potrà intercettare caratteristiche specifiche dell’originale stesso, quali per esempio la pressione di una firma autografa, una particolare filigrana della carta, timbri o punzoni atti a conferire al documento uno specifico valore giuridico.
Dunque, alla “copia digitale” non potrà essere attribuito l’identico valore legale dell’originale cartaceo.
Inoltre, la dematerializzazione dovrebbe comportare la distruzione successiva del cartaceo originale che dovrà essere eseguita, anch’essa, rispettando standard precisi (livelli e formato di triturazione, ecc.).
È piuttosto evidente che per giungere ad una digitalizzazione reale delle imprese e, anche della PA, è essenziale:
- che tutti i documenti nascano digitali ed elaborabili, visti i forti limiti della dematerializzazione;
- capire come rendere un documento digitale opponibile a terzi e quindi valido giuridicamente a tutti gli effetti;
- capire come rendere sicuri, in termini di tutela dei dati (privacy), i documenti e le procedure con cui essi vengono elaborati e trattati in tutti i passaggi;
- rendere possibile che ogni partecipante all’intero processo informativo abbia una sua inviolabile identità digitale.
Aspetti questi ultimi che, tuttavia data la loro complessità, meritano un altro approfondimento.
