Quanto è importante fatturare correttamente per una buona gestione degli incassi?
La corretta fatturazione è un elemento determinante nel rapporto con i tuoi clienti, soprattutto perché è strettamente correlata alla gestione degli incassi, cioè al poter chiedere il pagamento conseguente alla vendita.
Eppure gli errori sono sempre dietro l’angolo e a volte possono comportare conseguenze spiacevoli nel rapporto con i tuoi clienti, nonché influenzare negativamente la gestione amministrativa, fiscale e, non ultima, quella finanziaria della tua attività.
Ecco quelli che riscontro più di frequente.
§ NON FATTURARE TEMPESTIVAMENTE
Il momento migliore per fatturare è subito; subito dopo aver fatto quanto pattuito.
Ogni cliente ha la propria gestione dei pagamenti, quindi meglio fatturare appena possibile per non rischiare di “perdere il giro” o, seppure può sembrare assurdo, di dimenticartene.
L’equivalenza qui è semplice: tardi a fatturare, posticipi l’incasso.
§ NON SPECIFICARE LE CONDIZIONI DI PAGAMENTO
La modalità – bonifico, RiBa, PayPal – va sempre evidenziata insieme al termine – 30, 45, 60 giorni – meglio indicando la data esatta che è più incisiva a livello visivo.
§ NON INDICARE L’IBAN QUANDO È PREVISTO IL PAGAMENTO CON BONIFICO BANCARIO
Sembra assurdo, ma ogni giorno arrivano ai miei clienti fatture che ne sono sprovviste o che riportano una modalità non corrispondente a quelle pattuita.
§ NON ESSERE DETTAGLIATI
Non è necessario scrivere un poema, ma bisogna evitare di essere superficiale.
Il tuo cliente ha il diritto di sapere cosa deve pagare.
Le descrizioni del servizio prestato o della merce venduta devono essere chiare e comprensibili.
I clienti della Pubblica Amministrazione o quelli di più grandi dimensioni, richiedono l’indicazione di dati specifici come i codici CIG o CUP, il numero dell’ordine di acquisto, ecc.
L’assenza di questi attributi potrebbe comportare il rifiuto del documento – la PA ha questa facoltà – oppure una contestazione da parte del cliente e il mancato pagamento alla scadenza prevista.
§ AGGIUNGERE MAGGIORAZIONI O SPESE NON ESPLICITATE NEL PREVENTIVO O NELL’OFFERTA
Fosse pure un importo irrisorio, oltre a fare una pessima figura, è proprio scorretto da parte tua.
§ NON INDICARE IL CODICE DESTINATARIO O LA PEC DEL CLIENTE
L’indicazione dei 7 zeri, purtroppo, non garantisce che il tuo cliente riceva la fattura anche se il suo identificativo fiscale – la partita IVA – è corretto.
È sempre utile inviarne al cliente una copia di cortesia, sarà una sorta di avviso della sua emissione.
Molti software per la fatturazione consentono di farlo al momento dell’emissione della fattura e in modo automatico, purché tu abbia indicato un suo indirizzo mail valido.
§ NON INVIARE LA FATTURA AI CLIENTI RESIDENTI ALL’ESTERO
Ti ricordo che non riceveranno la fattura se non sarai tu a inviargliela per email in formato PDF; la trasmissione del formato elettronico è valida solo in Italia e il documento può essere ricevuto solo dai tuoi clienti italiani.
Alcuni di questi errori sono davvero prevedibili eppure sono usuali e spesso portano a ritardi negli incassi, altrimenti evitabili.
Affida la fatturazione elettronica a un’assistente virtuale qualificata, potrai gestire questa importante fase del processo commerciale e amministrativo con competenza e serenità.
