Per tanto tempo ho avuto l’errata convinzione che la procedura di raccolta e consegna dei documenti contabili al commercialista, fosse piuttosto scontata per un imprenditore o professionista.
In realtà, ho realizzato che non lo è affatto.
Osservando i documenti contabili così come vengono consegnati da quasi tutti i clienti, sembra proprio che il compito di raccoglierli ed inviarli in modo corretto e nei tempi utili al rispetto delle scadenze fiscali, sia una vera spina nel fianco.
Giornate lavorative molto intense, la conseguente scarsità di tempo e la necessità di doversi occupare di aspetti più strategici del proprio business, sono sicuramente tra i motivi che principalmente portano a gestire la documentazione contabile in modo errato.
Tuttavia, posso dirti che seppure consideri questa attività tra quelle più routinarie e metodiche, di quelle che proprio non vorresti fare e che spesso rimandi al giorno dopo pensando sempre di avere qualcosa di più importante da sbrigare, merita invece la tua attenzione.
Perché?
Perché porrai il tuo commercialista nella condizione di gestire in modo completo, e soprattutto corretto e conforme, la tua contabilità.
E questo è un aspetto assolutamente non trascurabile. Vedrai come, dare alla gestione contabile l’attenzione che merita, ti porterà innegabili vantaggi.
In seguito, ti spiegherò dettagliatamente le ragioni di questa mia affermazione.
Ma prima, voglio condividere con te poche e semplici “regole”che renderanno agevole anche questa attività e ne faranno semplicemente un’altra buona abitudine.
REGOLA N. 1
Consegna o invia i documenti contabili OGNI MESE, anche se sei “una partita IVA trimestrale”.
Se invece sei un “mensile” sai già di doverlo fare e possibilmente ENTRO LA PRIMA SETTIMANA del mese, allo scopo di consentire al tuo consulente di liquidare per tempo l’IVA e comunicarti se sei a debito.
REGOLA N. 2
Consegnali in un’UNICA SOLUZIONE.
Inviarli o consegnarli in più volte e con modalità diverse (alcuni per email, altri a mano presso lo studio, per esempio) genera soltanto confusione e difficoltà a ricostruire in modo completo la documentazione aziendale del periodo e aumenta notevolmente il margine di errore, da parte del tuo consulente e dei suoi collaboratori.
REGOLA N. 3
Raccogli tutti i documenti in un UNICO LUOGO fisico o digitale che sia.
Se li raccogli tutti in forma cartacea, quindi se stampi tutto, anche ciò che ti arriva in formato digitale, ogni mese ti serviranno tre cartelle con lembi:
- in una inserirai le FATTURE DI VENDITA e i CORRISPETTIVI;
- nella seconda tutte le FATTURE DI ACQUISTO;
- nella terza, le SPESE, ossia tutti quei documenti che provano che hai sostenuto dei costi ma NON sono fatture: le ricevute fiscali, i prospetti contabili delle retribuzioni che ti invia il consulente del lavoro, biglietti di viaggio, ecc.;
- completerai quest’ultima cartellina con la PRIMA NOTA e gli ESTRATTI CONTO MENSILI delle banche (per approfondire utilità e importanza della prima nota clicca qui http://federicaronci.it/prima-nota-questa-sconosciuta-perche-sbagli-a-non-farla/).
Se li organizzi in formato digitale, soluzione che è preferibile, puoi seguire la stessa logica delle “tre cartelle”.
In questo caso, saranno le cartelle digitali di Google Drive o di altri tool di cloud storage (peraltro gratuiti fino a un certo numero di GB).
Qui salverai gli originali o le copie, in formato PDF, di ogni documento inerente la contabilità.
Questa modalità di raccolta dei documenti apporta diversi benefici, sia in termini di archiviazione, che di condivisione.
Non avresti più pile di fogli in ufficio e, al tempo stesso, il tuo commercialista potrebbe accedere ai documenti in totale autonomia, senza che tu debba necessariamente recarti a studio per consegnarli.
Non dovresti far altro che caricarli online e inviargli un link di accesso. Se vuoi approfondire l’archiviazione digitale, ti consiglio di leggere il mio articolo http://federicaronci.it/consigli-pratici-di-contabilita-digitale-per-imprenditori-e-professionisti/.
Per concludere: essere preciso nella raccolta e consegna dei documenti è fondamentale per evitare confusione e conseguenti inevitabili errori nella tua contabilità.
La contabilità della tua azienda è IMPORTANTE e deve essere puntualmente aggiornata.
In effetti, se tu sei attento e puntuale nella trasmissione dei documenti al tuo commercialista, potrai richiedergli aggiornamenti regolari e tempestivi.
E se la tua contabilità è sempre aggiornata potrai disporre costantemente dei dati di base indispensabili per:
- verificare l’andamento del fatturato;
- monitorare le spese;
- implementare un sistema di analisi e controllo della gestione aziendale.
