Da assistente virtuale, specializzata in contabilità ed amministrazione d’impresa, ho sempre una forte motivazione nel cercare di trasmettere ai miei clienti l’importanza di tenere la contabilità interna, sottolineandone i grandi vantaggi.

Perché è sbagliato pensare che la contabilità abbia un obiettivo esclusivamente di natura fiscale.

Quello di arrivare a determinare il reddito che hai l’obbligo di comunicare in sede di dichiarazione dei redditi allo scopo di calcolare imposte e tasse da pagare.

E tenerla internamente ha un valore aggiunto altissimo.

È capace di garantirti una serenità nel gestire la tua attività che non puoi immaginare finché non ne sperimenti l’utilità e il ritorno.

Questo non significa eliminare la presenza del commercialista, assolutamente no.

La sua consulenza è sempre fondamentale per curare con attenzione tutti gli aspetti e le conseguenze, sul piano fiscale, delle svariate operazioni aziendali.

Tuttavia ripeto, avere una figura all’interno dell’azienda che si occupi personalmente della contabilità, è decisamente importante per il tuo business.

Sono più di vent’anni che mi occupo di contabilità all’interno di aziende di piccole/medie dimensioni e posso raccontarti cosa ho capito.

Perché ritengo che una contabilità interna ordinata e costantemente aggiornata sia indispensabile per chi fa impresa.

[Cosa ti serve]

Il primo passo è dissociarti dall’idea che la contabilità sia soltanto un obbligo, dato che serve al calcolo delle imposte da versare.

So che sei stato indotto a pensarlo dal fatto che quando il tuo commercialista ti richiede le fatture lo fa per calcolare l’IVA da versare.

E seppure questo è vero, la registrazione di fatture di vendita e acquisto o di altri giustificativi di spesa non è esclusivamente un adempimento di legge.

Con alcune accortezze, diventa uno strumento essenziale per tirare fuori le informazioni utili a condurre al meglio la tua impresa.

Il secondo step è dotarti di un buon gestionale.

Un software adeguato che ti consenta di raccogliere i dati riguardo vendite, acquisti e altre operazioni.

Con il quale potrai emettere le fatture di vendita, registrare gli acquisti, le rispettive scadenze in entrata ed uscita, nonché conoscere e monitorare i movimenti di magazzino.

Quei dati che, registrati in modo ordinato e aggiornati costantemente:

# ti consentiranno di essere in regola con la legge;

# ma al tempo stesso, se opportunamente gestiti ed interpretati, si trasformeranno in informazioni preziose.

[I vantaggi]

Dati che, integrati possibilmente con un semplice controllo di gestione, formeranno la base per prendere decisioni lucide e tempestive per il tuo business (per approfondire: Il controllo di gestione. Perché può essere indispensabile per il successo della tua impresa.)

Una volta che ti sei dotato di questa “struttura” interna per raccogliere ed elaborare tutti i numeri della tua attività, otterrai tra gli altri, questi vantaggi:

》calcolare in anticipo l’IVA da versare (nel caso di liquidazione trimestrale, più difficile se sei un “mensile”);

》conoscere in anticipo il reddito che dichiarerai nella prossima dichiarazione dei redditi;

》 conoscere i margini di prodotto, servizio, commessa ecc. con cui stai lavorando e monitorarne l’andamento;

》conoscere i costi fissi e variabili di ogni singolo prodotto, servizio, commessa, ecc.

》sapere se stai guadagnando o perdendo e dove;

》intervenire in tempo per aggiustare il tiro.

[Le condizioni perché funzioni]

Per ottenere questi benefici però, almeno ogni due mesi, dovrai dedicare qualche ora del tuo tempo ad analizzare i risultati del periodo.

Se guardi i tuoi numeri soltanto una volta l’anno è scontato che ti ritroverai sorpreso a verificare che hai troppe imposte da pagare o che sei in perdita piuttosto che in utile.

Potrai esserti dotato di tutti gli strumenti possibili, ma sarà stato un lavoro vano e uno spreco di risorse.

Ammesso che tu riesca a capire cosa ha funzionato e cosa no, potresti non essere più in tempo per gestirlo e dovrai semplicemente accettarne l’esito.

Mentre il controllo e lo studio periodico dei dati contabili a tua disposizione ti consentirà di conoscere i risultati in corso d’opera.

Quindi di mostrarti, prima che il dado sia tratto, dove e come stai andando.

Prendere decisioni e mettere in campo azioni per modificare e correggere, laddove necessario.

Definire una strategia iniziale e poi un piano da seguire per raggiungere i tuoi obiettivi.

Insomma, la tenuta interna della contabilità ti spingerà a capire come stanno andando realmente gli affari e a gestire meglio le tue risorse, in particolare quelle finanziarie.

I dati forniti dalla contabilità generale infatti, integrati con altri semplici strumenti di controllo finanziario (per approfondire: Cash Flow. Cos’è e come prevederlo.), sono essenziali per:

~ valutare gli effetti di un eventuale investimento;

~ verificare con tempismo eventuali problemi o criticità che potrebbero trasformarsi in una mancanza di liquidità.

Risparmiando sulla spesa per il commercialista relativa alla tenuta della contabilità, potrai chiedergli di ampliare la sua attività di consulenza fornendoti un supporto che vada oltre quello fiscale e che ti sia utile per integrare, piuttosto, i dati della contabilità generale con i dati necessari per un valido ed efficace controllo di gestione.

Sono sempre di più, infatti, i consulenti fiscali che si stanno formando per offrire ai propri clienti questo servizio anche alle luce dell’attuale “Codice della crisi”.

Queste nuove norme, di fatto, pongono le aziende nella condizione di dotarsi di una serie di strumenti per una diagnosi anticipata dello stato di difficoltà, con il fine di assicurare la continuità aziendale.

In sostanza, di introdurre un sistema di allerta grazie al quale l’azienda sarà in grado di rilevare in anticipo eventuali segni di crisi.

Un sistema direi che, a prescindere dalla obbligatorietà legale, ha una sua valenza intrinseca alla cui realizzazione dovrebbero ambire tutte le imprese che vogliano assicurarsi un futuro.

[Gli svantaggi e come superarli]

Per la tenuta interna della contabilità, gli svantaggi principali potrebbero essere due.

Il primo è legato all’acquisto del software gestionale, il secondo è relativo alla formazione o alla assunzione della persona che dovrà occuparsene in azienda alla quale sono richieste specifiche conoscenze di contabilità aziendale.

Tuttavia, posso affermare che il primo è in realtà un investimento del quale un’azienda, con un certo volume di affari, non può non considerare indispensabile.

Puoi, invece, superare agevolmente il secondo scoglio avvalendoti della collaborazione di una assistente virtuale freelance specializzata in contabilità ed amministrazione d’impresa.

Di una professionista che ha già la formazione professionale, le competenze tecniche e l’esperienza per occuparsi della tua contabilità dalla A alla Z.

E che si relazionerà personalmente e direttamente con il tuo commercialista per curare gli aspetti fiscali di ogni operazione.

Una persona che pagherai per il lavoro effettivamente svolto, senza sostenere il costo di pause e tempi morti inevitabilmente legati all’assunzione di un dipendente.

Una collaboratrice esterna, di fiducia e competente, per la tua contabilità interna.

Potrebbe sembrare un controsenso, ma non lo è.

Lavorando con gli strumenti giusti sarà come avermi in azienda con te.

Contattami, possiamo fissare una call conoscitiva gratuita.

Sarà un piacere chiarire eventuali dubbi e comprendere insieme come posso esserti di aiuto.