La gestione della posta elettronica può sembrare un’attività banale, una di quelle attività routinarie di cui deve occuparsi un imprenditore o un professionista nello svolgere e per svolgere il proprio lavoro.

Eppure se non è ben organizzata può sottrarre tempo prezioso, a te e ai tuoi collaboratori, a discapito della produttività.

Ciò che dovrebbe essere, e di fatto è, uno strumento assolutamente agile, utile ed efficiente, nonché oggi indispensabile, finisce per diventare una specie di trappola dove i vantaggi soccombono agli svantaggi.

Per questo, vorrei condividere alcune dritte che ti aiuteranno a gestire le caselle email in modo ottimale sfruttandone al massimo l’utilità.

Suggerimenti nati dalla mia personale esperienza negli uffici delle realtà aziendali e professionali in cui ho formato e arricchito il mio background.

Ormai riceviamo per email ogni sorta di comunicazione e documento provenienti da clienti, fornitori e collaboratori a cui si sommano le newsletter (alle quali, più o meno consapevolmente, ci siamo iscritti) e anche una mole non indifferente di spam.

È possibile imparare a gestire in modo efficiente tutte queste comunicazioni senza perdere il focus sulle attività importanti ed evitare di lavorare per urgenze (o presunte tali), quanto piuttosto secondo un preciso ordine di priorità.

È sufficiente seguire alcuni semplici accorgimenti il cui scopo principale è, ancora una volta, lavorare in modo “pulito”, finalizzato a valorizzare il tempo disponibile (la nostra risorsa più scarsa ed importante) e a raggiungere i nostri obiettivi.

Numero 1. Questa è la regola aurea.

Apri la tua casella email poche volte al giorno; ti consiglio di farlo due volte.
La prima potrebbe essere al mattino quando accendi il PC, la seconda dopo la pausa pranzo.

Controllarla ogni dieci minuti o comunque più frequentemente, anche soltanto “al volo”, ti deconcentra e defocalizza rispetto alle attività che stai facendo in quel preciso momento.

Per tale ragione, se l’hai configurata anche sul tuo smartphone, ti suggerisco di disattivarne le notifiche.

Per alcuni di noi, infatti, può essere anche molto difficile riprendere in poco tempo lo stesso livello di concentrazione su quello che stavamo facendo, a causa di quella brevissima “distrazione”.

Numero 2. Il metodo.

Fondamentale è decidere a monte quanto dedicare alla lettura delle email.
30 minuti potrebbero essere sufficienti.

Se pensi che potrebbe servirne di più in base alla mole di email giornaliere che ti trovi a gestire, prestabilisci comunque un tempo massimo da dedicare a questa attività e non andare oltre.

Appena apri la casella troverai, sicuramente, email di tutti i tipi:

• di tuo interesse prioritario, per esempio l’ordine di un cliente;
• di tuo interesse secondario o non prioritarie, ma alle quali è necessario che tu risponda;
• pubblicitarie e di spam, da eliminare.

Prima di tutto elimina tutto ciò che è spam e pubblicità.

Potresti ovviare a questo problema impostando la selezione automatica della posta.

Per esempio, in Gmail è possibile far confluire direttamente nella sottocartella Spam, creata automaticamente da Gmail, tutte le comunicazioni che vengono identificate come tali perché provenienti da indirizzi non sicuri o da indirizzi non presenti nella tua rubrica.

In tal caso, non vedresti mai queste email nella cartella Posta in arrivo e questo è un ottimo sistema per risparmiare tempo ed evitare inutili distrazioni.

Secondo passaggio, decidi:

• a quali email rispondere subito;
• a quali rispondere in un secondo momento perché non sono prioritarie ma comunque di tuo interesse, oppure perché richiedono approfondimenti o verifiche e, quindi, un lasso di tempo appositamente dedicato.

Numero 3. L’organizzazione e la mia “mania” delle cartelle.

Come per ogni documento che intendi archiviare digitalmente sul tuo computer (per approfondire, puoi leggere il mio articolo http://federicaronci.it/consigli-pratici-di-contabilita-digitale-per-imprenditori-e-professionisti/) anche nella tua casella di posta elettronica puoi creare “etichette” e sottocartelle in cui far confluire le comunicazioni che ricevi.

Potresti crearne del tipo: FORNITORI – CLIENTI – AVVOCATO – COMMERCIALISTA oppure nominative, se necessario, del tipo ROSSI MARIO, STELLA SRL e così via.
O ancora creare sottocartelle per singoli progetti.

A fine task la tua Posta in arrivo avrà questo aspetto:

O al massimo questo:

Non è fantastico?

È essenziale che tu non abbia la Posta in arrivo stracolma di messaggi che hai già letto, a cui hai già risposto e che non hai bisogno di avere sott’occhio.

Insomma, un elenco interminabile di messaggi. Quando, invece, nella Posta in arrivo dovresti avere esclusivamente quei messaggi a cui devi rispondere e quindi, quelli pervenuti da qualche ora.

In questo modo ogni email sarà collocata e archiviata al suo posto e potrai ritrovarla, qualora sarà necessario, e soprattutto non sarà lì ad intasare la Posta in arrivo.

Può sembrarti un lavoro enorme ma se gestisci le tue caselle email quotidianamente seguendo questi accorgimenti, sarà una operazione agevole e veloce.

E non è mai troppo tardi per iniziare.

Se nella Posta in arrivo ci sono ormai centinaia di email anche di anni passati, puoi iniziare intanto ad organizzare con questo metodo le email dell’anno corrente.

Sistemate queste, puoi creare una sottocartella che chiamerai ANNI PREGRESSI FINO AL… e sposterai in questa l’intera selezione.

Tuttavia, valuta attentamente se non sia preferibile eliminarle direttamente e definitivamente, dato che ormai ogni comunicazione ha avuto un suo preciso seguito ed eventuali documenti allegati sono stati già opportunamente archiviati su supporto cartaceo o digitale.

E così introduco il mio suggerimento numero 4. Il backup e la “pulizia”.

Dovrebbero essere eseguiti periodicamente, direi una volta al mese, per vuotare la casella e liberarla di email ormai gestite e che non è importante archiviare.

Tornando a Gmail, questo client, offre l’interessante possibilità di archiviare le email.

In pratica ci permette, tramite la funzione Archivia, di avere la Posta in arrivo sempre “pulita” spostando i messaggi che abbiamo letto e che non vogliamo cancellare in una sorta di contenitore invisibile.

Parlo di “contenitore invisibile” perché non figura tra le sottocartelle della Posta in arrivo ma esiste la possibilità di recuperare le email archiviate tramite la funzione di Cerca.

Numero 5. L’ultimo accorgimento riguarda la tua Posta in uscita.

Quando sei tu a scrivere, evita di richiedere la conferma di lettura delle email inviate.

Perché?

Perché ricevere la relativa notifica:

• non ti garantisce che il contenuto della tua email sia stato effettivamente letto dal destinatario;
• e soprattutto, contribuirà ad intasare la tua Posta in arrivo (il risultato che noi vogliamo proprio evitare!).

Una volta che hai definito la procedura, potrai anche delegare la gestione delle caselle di posta elettronica aziendali o professionali ai tuoi collaboratori.

Oppure, potresti affidare questo task alla tua assistente virtuale che saprà come svolgerlo in modo corretto ed efficiente dopo aver analizzato con te tutti gli aspetti del tuo business.

Per ogni dubbio o chiarimento, contattami senza esitazione. Sarà un piacere risponderti.