Nella mia lunga esperienza professionale ho avuto modo di verificare, collaborando anche con uno studio di consulenza fiscale ed elaborazione dati, che una percentuale pari quasi al 100% dei clienti di studio che seguivo personalmente, non redigeva una PRIMA NOTA, neanche quella semplice di cassa.

Sembra proprio che molti imprenditori e professionisti abbiano una sorta di avversione alla prima nota.

Forse pensano che sia inutile o non importante dato che non è un documento fiscale e dunque non obbligatorio per legge; oppure, semplicemente la vedono come una perdita di tempo in una giornata sempre piena di impegni e problemi da risolvere.

Quali le conseguenze, però?

Che molto spesso, troppo spesso, a me e alle mie colleghe risultava sostanzialmente impossibile associare determinati movimenti bancari per esempio, alle relative operazioni aziendali (incasso di una o più fatture, acconti a fornitori, prelevamenti dei soci e così via).

E, ti posso assicurare che per quanto si possa essere un bravo contabile nessuno ha la sfera di cristallo o il potere di leggerti nel pensiero, o “inventare” la tua contabilità aziendale.

Questo non poteva che generare difficoltà pratiche e reali perdite di tempo ma, cosa più importante, anche imprecisioni nella tenuta stessa della contabilità del cliente.

Spesso perfino i clienti stessi consultati per chiarimenti, a distanza di tempo, avevano ovvie difficoltà a ricostruire alcune operazioni.

Allora, ecco le ragioni fondamentali per cui ogni imprenditore dovrebbe tenere una prima nota cassa e banca e aggiornarla quotidianamente.

I vantaggi sono sostanzialmente tre:

1. il primo, e il più importante per te, è quello di poter monitorare e controllare quotidianamente i tuoi affari con precisione e attendibilità. Avrai controllo e conoscenza delle tue effettive disponibilità liquide attraverso il monitoraggio di tutte le entrate e uscite per contanti, nonché dei movimenti bancari e relativi saldi;
2. il tuo commercialista o la tua assistente virtuale potranno elaborare la contabilità in modo assolutamente corretto, con precisione e chiarezza, nel rispetto delle norme ma soprattutto saranno posti nella condizione di poter fornirti informazioni attendibili quando ne farai richiesta;
3. più tecnicamente, inoltre, la prima nota è indispensabile per redigere in modo completo e corretto un documento che, invece, è obbligatorio per legge ed è essenziale anche per l’opponibilità ai terzi delle operazioni aziendali, ossia il libro giornale.

“Il cliente Rossi Mario ha pagato la fattura n. 123?”, “Il  fornitore Bianchi Carlo mi chiede il pagamento della fattura n. 345, ma mi sembra di averla già pagata!”.

Quante volte ti sei fatto queste domande e poi, per trovare le risposte, hai dovuto tampinare di telefonate il commercialista o rivoltare l’ufficio per cercare una disposizione di bonifico o la matrice di un assegno bancario?

Tante, forse troppe.

Come redigerla?

Non è richiesto un formato o modello prestabilito.

E’ possibile acquistare uno dei formulari esistenti in commercio e compilarlo a mano, oppure preparare un comodo file Excel da tenere sul desktop del tuo computer ed aggiornarlo quotidianamente con facilità.

In questo caso, la comodità è quella di poter inserire i saldi iniziali di cassa e banche e, impostando alcune semplici formule, avere sempre i saldi finali aggiornati e così conoscere la tua disponibilità di cassa con appena qualche clic.

Anche se sono ammessi errori e cancellazioni, qualora si compilasse manualmente, è sempre preferibile essere ordinati e più precisi possibile.

Il vantaggio di gestirla in Excel è anche quello di poter correggere qualunque tipo di errore senza creare disordine e confusione.

Comunque, seppur priva di vincoli, ogni movimento annotato in prima nota dovrà riportare alcuni dati essenziali, quali:

• la data;
• una descrizione estesa per spiegare l’operazione;
• i riferimenti specifici soprattutto se si tratta di incassi e pagamenti, rispettivamente, di fatture di vendita o acquisto;
• gli importi, che per alcune operazioni dovranno essere singoli e totali.

Le operazioni, inoltre, dovranno essere sicuramente annotate in ordine cronologico ed essere descritte in modo esauriente.

Di seguito, le causali più ricorrenti:

• Incasso fattura/e “nome cliente” n. … del …
• Incasso corrispettivi giornalieri
• Pagamento fattura/e “nominativo fornitore” n. … del …
• Pagamento retribuzioni mese di …
• Pagamento spesa … (affitto, condominio, premio assicurativo, ecc.)
• Accredito finanziamento n. …
• Prelievo bancomat
• Prelevamento bancario
• Versamento bancario
• Pagamento F23 o F24 riferimento …
• Pagamento tassa …

In questo modo potrai tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e in uscita e, contemporaneamente, agevolare il tuo commercialista o la tua assistente virtuale nella elaborazione della contabilità aziendale.

Così, a completamento dei documenti che normalmente consegni o invii al tuo commercialista, trasmetterai periodicamente (ti consiglio una volta al mese) anche la prima nota.

Altro suggerimento, nello specifico, per i movimenti bancari: non aspettare che la banca renda disponibili gli estratti conto trimestrali (cui è obbligata per legge) sulla piattaforma di Web Banking o te li spedisca fisicamente.

Puoi scaricare, online o allo sportello automatico, un elenco dei movimenti per i periodi di tuo interesse ogni volta che vuoi ed essere così aggiornato in tempo reale (o quasi) su tutti gli addebiti e gli accrediti in C/C.

Potrai inoltrarlo al tuo commercialista o alla tua assistente virtuale, insieme alla prima nota, e richiedergli un bilancio di verifica ad una certa data (bilanci infrannuali).

Credimi, ti basteranno soli 15 minuti al giorno per avere la tua disponibilità di cassa costantemente sotto controllo e agevolare il lavoro dei tuoi consulenti, sempre a beneficio di una corretta tenuta della contabilità aziendale.

Per incentivarti ad utilizzare questo registro, semplice ma importante ed utilissimo per te e il tuo consulente, ti invito a farmi richiesta del foglio Excel gratuito che ho realizzato per tenere in modo agevole ed efficace la prima nota.

Scrivimi a federica@federicaronci.it e potrò inviartelo.

È un modello molto semplice. In esso potrai annotare tutte le operazioni contabili ed avere aggiornati, al tempo stesso, i saldi progressivi di cassa e banche disponibili di volta in volta.

I saldi iniziali e i movimenti con i relativi importi che troverai già annotati sono di esempio. Potrai cancellarli, inserire i tuoi dati reali ed iniziare a lavorarci!

Se hai dubbi e domande, contattami senza alcuna esitazione. Sarò lieta di risponderti e, se  vorrai, disponibile a supportarti con una mia consulenza.