La raccolta tempestiva non è un dettaglio operativo: è il primo passo per avere note spese controllabili, documentate e correttamente gestite.

Nel mio lavoro a fianco delle aziende c’è una scena che si ripete con una certa regolarità.

La fine del mese si avvicina e l’amministrazione comincia a rincorrere scontrini, ricevute e informazioni mancanti.

I giustificativi arrivano spiegazzati, sbiaditi o fotografati male. Alcuni sono rimasti per settimane nel portafoglio, nelle tasche o nel cruscotto dell’auto. Altri non riportano più dati sufficientemente leggibili. E spesso nessuno ricorda con precisione a quale trasferta o incontro si riferiscano.

A quel punto l’amministrazione non sta più controllando una nota spese, sta cercando di ricostruirla.

Ed è proprio questo il problema. Un’attività che dovrebbe essere ordinaria e facilmente verificabile si trasforma in una gestione d’emergenza, fatta di messaggi, richieste di chiarimento e documenti recuperati all’ultimo momento.

Il documento deve essere acquisito subito

Nel metodo in cinque passaggi, dedicato alla corretta gestione delle note spese, la fase 2 riguarda la raccolta tempestiva dei giustificativi.

Per leggere la fase 1, clicca qui Nota spese e Travel Policy: la guida fiscale per l’impresa

Il documento deve essere acquisito nel momento in cui viene ricevuto.

Non al rientro dalla trasferta, non quando il dipendente prepara il riepilogo mensile, non quando l’amministrazione sollecita.

Gli scontrini sono spesso stampati su carta termica, sensibile al calore, alla luce e allo sfregamento. Con il passare del tempo possono diventare parzialmente o completamente illeggibili.

Ma il deterioramento materiale non è l’unico problema.

Più tempo passa, più diventa difficile ricostruire correttamente il contesto della spesa:

• chi l’ha sostenuta;
• per quale trasferta o attività;
• quale cliente, evento o progetto riguardava;
• con quale mezzo è stata pagata;
• se può essere rimborsata;
• se la documentazione disponibile è fiscalmente adeguata.

Un giustificativo non è soltanto un importo da inserire in una tabella. Deve essere collegato a un’operazione precisa e deve contenere informazioni sufficienti per consentire all’amministrazione di verificarlo.

Lo scontrino non equivale sempre a una fattura

Un altro aspetto da considerare riguarda la documentazione fiscale.

Lo scontrino o documento commerciale e la fattura non sono documenti equivalenti e non producono necessariamente gli stessi effetti ai fini della deducibilità del costo e della detraibilità dell’IVA.

Quando l’azienda ha bisogno della fattura, la richiesta deve quindi essere effettuata tempestivamente, fornendo all’esercente i dati corretti.

La normativa prevede termini precisi per l’emissione della fattura elettronica. Per questo, aspettare la fine del mese per verificare quale documento sia stato ricevuto può rendere più difficile intervenire e correggere eventuali mancanze.

Anche in questo caso, la tempestività evita che il controllo amministrativo avvenga quando ormai le possibilità di recuperare le informazioni o ottenere il documento corretto, e che garantisca la detraibilità dell’IVA, si sono ridotte.

La tempestività non può dipendere dalla memoria

Dire ai dipendenti di “ricordarsi di portare gli scontrini” non è una procedura, è un’affermazione generica che affida un passaggio amministrativo importante alla memoria e alle abitudini individuali.

Per rendere davvero tempestiva la raccolta occorre definire almeno:

• quando deve essere acquisito il giustificativo;
• attraverso quale canale deve essere inviato;
• quali informazioni devono accompagnarlo;
• chi verifica la completezza della documentazione;
• cosa accade quando il documento manca o non è leggibile.

La regola deve essere semplice e uguale per tutti.

Ad esempio: il giustificativo viene fotografato subito, associato alla trasferta corretta e inviato attraverso l’unico strumento aziendale previsto.

Pochi passaggi, ma definiti.

Il ruolo della Travel policy

Queste regole dovrebbero essere inserite in una Travel Policy o, nelle realtà più piccole, almeno in una procedura interna chiara e condivisa.

La Travel Policy non serve soltanto a stabilire quali spese siano ammesse e quali limiti debbano essere rispettati.

Serve anche a chiarire:

• chi autorizza la trasferta;
• quali strumenti di pagamento devono essere utilizzati;
• quali documenti devono essere richiesti;
• entro quando devono essere trasmessi;
• con quale periodicità vengono effettuati i rimborsi;
• quali controlli spettano all’amministrazione.

Dal punto di vista fiscale, una Travel Policy è inoltre uno strumento utile per rendere il processo più ordinato, documentabile e difendibile in caso di accertamento.

L’articolo 95 del TUIR prevede, per i rimborsi analitici relativi a trasferte fuori dal territorio comunale, specifici limiti alla deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di vitto e alloggio: 180,76 Euro al giorno per le trasferte in Italia e 258,23 Euro per quelle all’estero.

Una policy aziendale ben costruita permette di tradurre queste disposizioni in regole operative chiare.

Non basta, infatti, che una spesa sia stata sostenuta. Deve essere possibile ricostruirne la natura, l’inerenza all’attività aziendale e il collegamento con la trasferta.

Definire preventivamente criteri, responsabilità e controlli riduce il rischio di errori, contestazioni e conseguenze fiscali non previste, sia per l’azienda sia per il dipendente.

Dalla carta al processo digitale

Naturalmente, una procedura funziona soltanto se può essere rispettata senza complicare ulteriormente il lavoro.

Chiedere al dipendente di conservare lo scontrino, compilare un file Excel, rinominare una fotografia e inviarla successivamente via e-mail significa mantenere troppi passaggi manuali.

Ed è proprio nei passaggi manuali che aumentano dimenticanze, errori e ritardi.

Uno strumento digitale può semplificare la raccolta direttamente nel momento in cui la spesa viene sostenuta: il dipendente fotografa il documento, inserisce le informazioni mancanti e lo collega alla trasferta.

L’amministrazione riceve così i dati in modo più ordinato e può effettuare i controlli senza dover ricostruire ogni volta l’intera operazione.

Il contributo di fees: rendere semplice la raccolta sul campo

La tecnologia, da sola, non sostituisce una procedura corretta. Può però renderla molto più facile da applicare.

Come sottolinea Paolo Pavesi, CEO di fees:

Chiedere ai trasfertisti di essere tempestivi senza dare loro i mezzi adatti genera solo attriti. La digitalizzazione note spese deve risolversi in pochi secondi direttamente dal proprio smartphone. Con un’applicazione (ad esempio fees) il dipendente scatta semplicemente una foto allo scontrino appena esce dal ristorante o dal distributore. L’Intelligenza Artificiale estrae i dati all’istante (data, importo, inerenza) e, se necessario, parte il flusso di recupero IVA dialogando con il punto vendita per generare la fattura elettronica direttamente nel cassetto fiscale dell’azienda entro i 12 giorni previsti. In questo modo la Fase 2 si risolve in 3 secondi netti sul campo e l’amministrazione riceve flussi puliti, ordinati e già pronti per la conservazione sostitutiva scontrini.

Il vantaggio non consiste soltanto nel risparmiare tempo.

Consiste nell’evitare che un documento arrivi troppo tardi, quando è illeggibile, incompleto oppure difficile da collegare alla trasferta.

Non aspettare la fine del mese

La corretta gestione delle note spese non comincia quando l’amministrazione riceve il riepilogo, comincia nel momento in cui la spesa viene sostenuta.

È lì che il documento deve essere acquisito, completato con le informazioni necessarie e inserito nel processo aziendale.

Aspettare significa soltanto trasferire il problema in avanti.

Raccogliere subito, invece, significa permettere all’amministrazione di controllare, registrare e gestire correttamente la spesa, senza rincorrere persone e documenti.

Ed è proprio questa la differenza tra una procedura che esiste soltanto sulla carta e una procedura che funziona davvero.

Il mio consiglio pratico: parti dalla Policy

Per fare in modo che questa routine funzioni, il primo passo è scrivere una policy interna chiara (è sufficiente una comunicazione via email) che definisca regole, limiti e canali ufficiali. Naturalmente, ti consiglio di confrontarti sempre con il tuo commercialista per mappare con precisione quali documenti siano deducibili a seconda della tua specifica attività, e poi automatizzare il tutto con gli strumenti tech corretti.

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