“Come devo gestire i rimborsi spese quando li fatturo al cliente? Applico l’IVA? E la ritenuta d’acconto ci va?”
Domande frequentissime tra i freelance, in ogni campo professionale.
I rimborsi delle spese di trasferta – solitamente di viaggio, vitto e alloggio – relative allo svolgimento dell’incarico che ti è stato affidato dal cliente, devono essere trattati con attenzione e in modo diverso sotto l’aspetto fiscale e contributivo.
Cerchiamo di capire, in particolare, l’aspetto della rifatturazione che spesso ci crea dubbi ed è ciò di cui, di solito, ci occupiamo in prima persona.
Innanzitutto, possiamo vedere che le spese:
1》possono essere sostenute direttamente dal professionista (tu);
2》oppure direttamente dal committente (il tuo cliente), cosidette prepagate;
3》tuttavia, non dobbiamo confondere nessuna di queste due ipotesi con quella in cui le spese si considerano sostenute dal professionista in nome e per conto del cliente.
Approfondiamo.
1》Le spese di trasferta sostenute direttamente da te, nello svolgimento dell’incarico, puoi gestirle un due modi:
- addebitarle analiticamente al tuo cliente (spese documentate);
- addebitarle forfettariamente (spese non documentate), concordando con il cliente, appunto, un rimborso forfettario delle spese di trasferta.
Nel primo caso sono totalmente imponibili.
Finiscono nel tuo onorario professionale, quindi concorrono alla formazione del tuo reddito perché vanno a compensare gli oneri che hai sostenuto e che, all’opposto, sono totalmente deducibili.
Nel secondo caso, hanno lo stesso impatto sul tuo reddito.
Però gli oneri che hai sostenuto sono deducibili nella misura del 75% e, comunque, per un importo non superiore al 2% dell’ammontare complessivo di quelli che saranno i tuoi compensi nell’anno.
Come facciamo la fattura?
ℹ️ Partendo dal presupposto fondamentale che, in entrambe i casi, i documenti che attestano queste spese sono intestati a te e il loro ammontare concorre a formare il tuo compenso, dovrai calcolarci su:
- la rivalsa previdenziale;
- la ritenuta d’acconto del 20%;
- l’IVA del 22%.
(ritenuta d’acconto e IVA, sempre che tu sia un professionista in regime ordinario e non forfettario)
2》Se, invece, le spese di trasferta sono sostenute direttamente dal tuo cliente e i documenti di spesa sono intestati a lui, manca il presupposto del rimborso.
ℹ️ Semplicemente perché questi costi non li hai sostenuti e, di conseguenza, non puoi dedurli né fatturarli al tuo cliente.
3》Diverso è il caso, spesso ricorrente nella pratica, in cui sostieni delle spese in nome e per conto del cliente nello svolgimento del tuo mandato professionale.
Qui, il rimborso non incide sul tuo reddito, cioè non costituisce compenso per te.
Succede, ad esempio:
- quando anticipi il pagamento di documenti di spesa intestati al cliente;
- nel caso di acquisto di marche da bollo, diritti di cancelleria, diritti camerali, diritti di segreteria, ecc. per conto del cliente;
- nell’ipotesi di versamento di imposte, tasse di concessione governativa, ecc. a nome del cliente.
Tutte queste spese sono anticipate da te, ma comprovate da documenti intestati o riconducibili al cliente.
Si tratta di una semplice anticipazione di cassa; in sostanza, dovrai soltanto avere indietro i tuoi soldi.
Quindi, come fatturiamo?
Indicherai in fattura le spese anticipate addebitando l’importo al tuo cliente per ottenerne il rimborso, ma non avranno nessuna rilevanza fiscale.
Non andranno ad aumentare il tuo reddito imponibile e, quindi, non saranno soggette alla rivalsa previdenziale, né all’IVA e non sconteranno la ritenuta d’acconto (sempre se sei in regime ordinario).
ℹ️ L’importo iscritto in fattura sarà escluso dalla base imponibile ai sensi dell’art. 15 comma 1 del DPR 633/1972, più noto con la descrizione “Escluso art. 15”.
All’interno della fattura elettronica, il corrispondente codice natura sarà N1.
Spero di essere riuscita a semplificare un argomento sempre piuttosto ostico, fornendogli un taglio pratico di supporto alla tua vita di freelance.
